受取人ごとに「専用URL」を発行——資料共有アプリのすべて

「この資料、ちゃんと届いてるかな……」

取引先に見積書を送った。会議の案内を関係者に配った。でも——

• 本当に開いてくれたのか、返事がないとわからない
• PDFをメールに添付するのは、なんとなく不安
• 間違えた相手に送ってしまったとき、もう止められない

こういった「資料を送ることにまつわる小さなストレス」を、根本から解決するために作ったのが 資料共有アプリ です。

資料共有アプリでできること

シンプルに一言で言うなら：

特定の相手に、専用URLで資料を届けるツール

不特定多数に公開するのではなく、「田中さん専用」「鈴木さん専用」と、受取人1人につき1つのURLを発行して届けます。

具体的にできることは次のとおりです。

• 資料（案内文）を作成・管理できる
• 受取人ごとに専用の共有URLを発行できる
• 相手がいつ資料を開いたか確認できる
• 出欠確認をオンラインで収集できる（任意）
• 相手からのコメント・質問を受け取れる
• 有効期限の設定や、URLの即時無効化ができる

4ステップで使える

ステップ1 — 資料を作成する

「新規作成」から、タイトルと本文を入力します。本文は Markdown 形式で書けるので、見出し・箇条書き・太字・表などを使ってきれいに整形できます。

添付ファイルも追加可能です（最大3件・各5MBまで）。PDFや画像を添付して、より充実した資料に仕上げられます。

ステップ2 — 受取人ごとに個別URLを発行する

資料の編集画面を開き、「トークン管理」セクションから「新規発行」を押します。

入力するのは次の4項目です：

送る相手が3人いれば、3つ発行します。田中さん用・鈴木さん用・山田さん用、それぞれ異なるURLになります。

ステップ3 — URLを受取人に送る

発行されたURLをコピーして、メールでもLINEでも好きな方法で受取人に送ります。

受取人はアカウント登録やログインが一切不要です。URLを開くだけで、すぐに資料を閲覧できます。

ステップ4 — 閲覧状況・コメントを確認する

相手が資料を開いた時刻は、トークン一覧に自動で記録されます。「送りました」「見てください」の確認連絡が不要になります。

相手がコメントや質問を送ってきた場合は、「コメント」セクションで確認・返信できます。

出欠確認機能について

この資料共有アプリには、出欠確認（RSVP）機能がついています。

会議、研修、イベント——参加者から出欠を集めるとき、従来はメールで返信してもらったり、Excelを転記したりと手間がかかります。

出欠確認の機能では：

• 候補日程を設定して、受取人に回答してもらう
• 回答は「○ 参加」「△ 未定」「✕ 欠席」で入力
• 集計結果はリアルタイムで確認できる
• 回答期限を設定でき、期限前にリマインドメールを送ることもできる
• 出欠確認は任意の機能なので、普通の資料共有にはつけなくてOK

「この資料を読んでもらったうえで、参加意向も確認したい」という場面にぴったりです。

セキュリティ面の安心ポイント

URLの即時無効化

間違えた相手にURLを送ってしまった場合でも、トークン管理画面から「無効化」ボタンを押すと、そのURLからのアクセスを即座に遮断できます。

添付ファイルが含まれていても同様です。送信後でも止められる、というのは、メール添付にはない大きな強みです。

有効期限管理

URLには有効期限を設定できます。期限が過ぎると「有効期限切れ」と表示され、資料の内容は見えなくなります。

「来週の会議が終わったら見せなくていい」という使い方もできます。

閲覧ログの記録

誰がいつ開いたかの記録が残るため、「未読のまま放置されていた」「すでに確認済み」を正確に把握できます。フォローアップの連絡タイミングが掴みやすくなります。

こんな場面で使えます

見積書・提案書の共有 取引先に見積を送るとき。相手がいつ開いたか確認できるので、フォローのタイミングが掴みやすくなります。

会議・研修の案内 案内文＋出欠確認をセットで送れます。返信メールの集計作業がなくなります。

社内の資料配布 「全員に同じURLを共有する」のではなく、人ごとのURLを発行することで、誰がいつ確認したかを個別に追えます。

採用・面接の案内 応募者ごとに個別URLを発行して、会社紹介資料を送る。開封確認ができるので、当日欠席のリスクを早めに察知できます。

よくある質問

Q. 受取人はアカウントが必要ですか？ 不要です。URLを開くだけで閲覧できます。アカウント登録やログインは求められません。

Q. 同じ資料を複数の人に送れますか？ できます。受取人ごとに個別URLを発行するので、何人でも共有できます。誰がいつ開いたかも個別に確認できます。

Q. URLを間違えて送ってしまった場合は？ トークン管理画面から「無効化」を押すと、そのURLからのアクセスを即座に遮断できます。新しいトークンを発行して送り直してください。

Q. 有効期限を過ぎたらどうなりますか？ 受取人がURLを開いても「有効期限切れ」と表示され、資料の内容は見えなくなります。

Q. 添付ファイルは何が送れますか？ PDF・画像など一般的なファイルを添付できます。最大3件・各5MBまでです。

作った背景

「PDFをメールに添付して送る」は、今も多くの現場で普通に行われています。でも考えてみると、送った後に何もコントロールできないという点で、実はかなり不安な方法です。

開いたかどうかわからない。転送されるかもしれない。差し替えができない。期限を過ぎても消えない。

このアプリは「送った後も管理できる資料共有」を目指して作りました。操作は4ステップ、受取人はURLを開くだけ。シンプルさを保ちながら、必要な安心感を届けられるツールにしたつもりです。

使い始めるには

この資料共有アプリはログインが必要です。現在は招待制での提供となっています。

ご興味のある方は Contact からお気軽にお問い合わせください。

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